Những yếu tố cần xem xét khi chọn địa điểm cho văn phòng

Bấm xem hình lớn

Nhìn vào toàn bộ thị trường cho thuê văn phòng Hà Nội, có thể thấy một khu đô thị mới đang dần hình thành tại khu vực phía tây thành phố, nơi có những tòa nhà văn phòng mới hơn và giá thuê mềm hơn so với khu vực quận Hoàn Kiếm vốn là khu trung tâm kinh doanh của thành phố. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân, khu đô thị mới này không đáp ứng được hoàn toàn nhu cầu của các công ty. Chẳng hạn như, với địa điểm mới, nhân viên và khách hàng công ty cũng phải di chuyển một khoảng cách xa hơn. Quản lý của các công ty này từ đó cũng phải xem xét và đánh giá khả năng tài chính của công ty để có thể đưa ra nhiều ưu đãi trợ cấp di chuyển và trợ cấp ăn uống để giữ chân nhân lực và tiếp cận khách hàng.

Hai quận đông dân nhất trên địa bàn Hà Nội là Đống Đa và Ba Đình có vị trí lân cận với quận Hoàn Kiếm. Tuy nhiên giá thuê văn phòng tại khu vực hai quận này tương đối thấp hơn so với khu trung tâm kinh doanh này. Tổng diện tích văn phòng cho thuê hạng A & B tại hai quận này khoảng 227.000 mét vuông (trong đó 93.000 mét vuông thuộc quận Ba Đình và 134.000 mét vuông thuộc quận Đống Đa). Các tòa nhà đặt tại khu vực này sẽ có một mạng lưới giao thông huyết mạch nối liền giữa khu trung tâm kinh doanh và khu đô thị mới phía tây, chưa kể, hai quận này đã hình thành từ lâu một môi trường sống và mức sống ổn định. Dựa trên số lượng diện tích văn phòng chào thuê trên địa bàn và vị trí lân cận của địa bàn này đối với khu trung tâm, chúng tôi dự đoán sắp tới, thị trường văn phòng khu vực này sẽ phát triển sôi động hơn.

Xét đến thiết kế mặt bằng, một văn phòng cần tối ưu hóa lợi ích cho công ty, tức là tối đa hóa diện tích mặt bằng sử dụng và hạn chế ít nhất có thể diện tích bao quanh. Thông thường, mặt bằng sẽ được thiết kế để khách thuê có thể sắp xếp văn phòng hiệu quả nhất. Trong trường hợp chủ nhà phải chia một mặt bằng thành nhiều phần cho nhiều văn phòng sử dụng chung thì thông thường mặt bằng sẽ được chia theo hình chữ nhật để thuận tiện và hiệu quả nhất. Kết cấu sàn ứng lực không cột là loại mặt sàn hiên nay được các nhà thiết kế đánh giá cao nhất. Thiết kế xây dựng hiện đại này mang đến giải pháp không gian thuận tiện, với toàn bộ bề mặt tòa nhà được kính bao phủ.

Về trang thiết bị văn phòng, cần nhấn mạnh tầm quan trọng của thang máy, tầng hầm, hệ thống điều hòa, phòng vệ sinh và vật liệu trang trí. Những trang thiết bị này sẽ quyết định đến giá trị sử dụng của toàn bộ tòa nhà về dài hạn. Không khó để có thể nhìn thấy vẻ sốt ruột của những nhân viên làm việc trong những tòa nhà cũ khi mỏi chân chờ đợi thang máy hay đi tìm phòng vệ sinh.Chủ nhà luôn cần lưu ý tân trang tòa nhà khi cần thiết bởi chất lượng trang thiết bị sẽ ảnh hưởng đến tỉ lệ lấp đầy của tòa nhà. Nếu tính thẩm mỹ và chất lượng trang thiết bị trong tòa nhà không đáp ứng được nhu cầu của khách thuê, khả năng cao khách thuê sẽ di dời văn phòng của họ ngay khi kết thúc hợp đồng. 

Hệ thống điện tòa nhà cũng là một khía cạnh quan trọng mà các công ty cần xét đến. Tòa nhà văn phòng cần có một hệ thống cung cấp điện ổn định do một số đặc tính kĩ thuật của hệ thống cung cấp và nếu tình trạng mất điện xảy ra, có thể gây ra chi phí thất thoát lớn. Ví dụ như, mất điện sẽ dẫn đến rối loạn trong hệ thống thông khí hoặc ngưng trệ quá trình truyền tải dữ liệu máy tính – gây mất dữ liệu và tốn nhiều thời gian khôi phục. Hệ thống máy tính càng lớn, thời gian khôi phục càng lâu sau khi chịu ảnh hưởng từ rối loạn của hệ thống điện, làm giảm năng suất làm việc và tăng chi phí sửa chữa. Tuy nhiên, tình trạng cung nhiều hơn cầu tại thị trường văn phòng Việt Nam đã buộc nhiều nhà đầu tư phải giảm chi phí đầu tư bằng cách cắt giảm công suất điện hoặc chuyển các đầu mục trang thiết bị tối thiểu như hệ thống điện dự phòng/ hệ thống điều hòa dự phòng sang các nhãn hiệu khác chi phí thấp hơn nhưng chất lượng thấp hơn. 

Một vấn đề khác mà các khách thuê doanh nghiệp càng ngày càng cần lưu tâm là thủ tục pháp lý đi kèm bởi một số chủ tòa nhà có khó khăn tài chính hoặc nợ xấu cần thanh toán với bên thứ ba. Lựa chọn tòa nhà nào để thuê là một quyết định quan trọng bởi mối quan hệ giữa chủ nhà và khách thuê thông thường sẽ kéo dài nhiều năm. Để giảm thiểu rủi ro gặp phải một chủ nhà không đáng tin cậy, khách thuê có thể thực hiện quy trình thuê theo nhiều bước như: lựa chọn một chủ nhà có uy tín, có bằng chứng cho thấy kinh doanh thuận lợi, khảo sát tài chính của chủ nhà và đưa ra thỏa thuận thuê với điều kiện khách thuê có thể chấm dứt hợp đồng khi chủ nhà không thể thực hiện được trách nhiệm bên cho thuê.

Các tập đoàn đa quốc gia hoạt động tại Việt Nam thường sử dụng dịch vụ Đại Diện Khách Thuê. Yêu cầu về văn phòng của những công ty này rất tiêu chuẩn bởi họ từng hoạt động tại các thị trường mà cơ sở hạ tầng phát triển cao hơn Việt Nam nhiều lần. Điều này nhiều khi dẫn đến bế tắc trong thỏa thuận bởi những yêu cầu mà khách thuê tập đoàn đa quốc gia đưa ra lại được xem là không thể đáp ứng được đối với chủ nhà. Hầu hết những trường hợp như vậy đều cần có thỏa hiệp giữa các bên, bên thuê cần linh động và thích ứng với thị trường Việt Nam, ngược lại, bên cho thuê cũng cần chấp nhận những “Quy chuẩn Tập đoàn” mà khách thuê đòi hỏi cần được đáp ứng. Điều này dĩ nhiên sẽ gây ra nhiều phiền phức cho cả hai bên, tuy nhiên, sự hỗ trợ của dịch vụ Đại Diện Khách Thuê sẽ giúp khách thuê hạn chế tối đa mọi rủi ro tiềm ẩn. 

Robert Johnston – Giám đốc bộ phận Cho Thuê Thương Mại

Cushman & Wakefield in Vietnam


Bài viết trên Thời báo Kinh tế Việt Nam

Thyssenkrupp đã bổ nhiệm Cushman & Wakefield làm đại diện khách thuê độc quyền để tiến hành phân tích so sánh giữa việc di dời và gia hạn hợp đồng để có quyết định tiết kiệm chi phí nhất.

Tìm hiểu thêm

Bộ phận Cho thuê & Tư vấn Bán lẻ Cushman & Wakefield tập trung tìm kiếm mặt bằng trong các dự án căn hộ và tòa văn phòng nhỏ chỉ từ 3 tới 5 tầng trong khu vực Mỹ Đình và quận Long Biên. Sau khi tìm kiếm mặt bằng tiềm năng ở Long Biên, C&W đã thành công trong việc thuyết phục chủ nhà để khách hàng sử dụng toàn bộ mặt tiền tòa nhà mà không phải trả thêm bất kỳ khoản phí nào.

Tìm hiểu thêm

Sau khi giới thiệu thành công vị trí ở Hai Bà Trưng, Quận 1, Bộ phận Cho thuê & Tư vấn Bán lẻ Cushman & Wakefield được tiếp tục chỉ định là đại diện độc quyền của The Body Shop để tìm vị trí mới 200m2 ở đường Nguyễn Trãi Quận 5, Tp.HCM

Tìm hiểu thêm